Marche à suivre pour les encans en présentiel

Règles générales

·        Seuls les membres en règle de l’APO peuvent soumettre des lots pour l’encan.

·        Chaque membre peut soumettre jusqu’à 20 lots par encan. Au besoin, le responsable de l’encan demandera des lots supplémentaires.

·        Les lots doivent avoir une valeur minimale de 1 $ (ou de 2 $ dans le cas de l’encan spécial à 2 $ et plus prévu au calendrier).

·        Les encans débutent à 18 h 30 par le visionnement des lots, suivi des enchères à 19 h 30.

·        Les membres qui soumettent des lots doivent se présenter à 18 h pour les remettre aux organisateurs.

Avant l’encan

Quelques semaines avant l’encan (la date précise sera communiquée avant chaque encan), les membres doivent faire parvenir la liste descriptive de leurs lots en utilisant le formulaire Excel prévu à cet effet. Ce formulaire peut être téléchargé à partir du lien au bas de la page. Une fois rempli de la façon la plus claire et précise possible, il doit être envoyé à Lyse Morin, à l’adresse suivante : chanco24@hotmail.com.

La semaine précédant l’encan, le responsable fera parvenir aux membres le catalogue de l’encan, dans lequel les lots seront identifiés par un numéro. Ce numéro doit absolument figurer sur les feuilles qui accompagneront les lots remis le soir de l’encan.

Le soir de l’encan

Le visionnement des lots débute à 18 h 30. Il est suivi de l’encan à 19 h 30.

Tous les participants doivent s’inscrire lorsqu’ils arrivent et obtenir un numéro d’enchérisseur.

Les membres qui soumettent des lots doivent se présenter à 18 h afin de les remettre aux organisateurs. Au préalable, ils auront rempli une feuille pour chaque lot soumis, en y indiquant bien leur numéro de membre (dans le coin supérieur gauche) et le numéro attribué au lot dans le catalogue de l’encan (dans le coin supérieur droit). On encourage fortement les personnes qui remplissent des feuilles de lot à y indiquer l’année et le catalogue utilisé pour en déterminer la valeur (p. ex., Scott 2022).La feuille de lot peut être téléchargée à partir lien qui se trouve à la fin de cette page et reproduite autant de fois que nécessaire.

Déroulement de l’encan

Les membres qui souhaitent enchérir doivent écrire le montant de leur offre et leur numéro d’enchérisseur dans les espaces prévus à cet effet sur la feuille de lot. Prévoyez un stylo pour le faire.

Une fois la période de visionnement terminée, il y aura une pause de 10 à 15 minutes pour permettre aux bénévoles de rassembler les lots et de préparer l’encan.

·        Si 1 ou 2 offres ont été enregistrées sur un lot, celui-ci est vendu au plus offrant.

·        Si 3 offres apparaissent sur la feuille de lot, celui-ci est retiré de la table et placé dans la pile des lots à mettre aux enchères.

·        Les lots n’ayant fait l’objet d’aucune offre sont rassemblés sous le nom du propriétaire et mis de côté pour lui être remis par la suite.

·        Les lots ayant reçu 1 ou 2 offres sont rassemblés sous le nom de la personne ayant fait la plus haute enchère et mis de côté pour lui être remis par la suite.

·        Les lots ayant reçu 3 offres sont mis aux enchères. Lorsqu’un lot a été attribué, il est placé sur la table au nom de l’enchérisseur gagnant, avec ses autres lots s’il y en a.

Une fois les enchères terminées, il y aura une autre pause de 5 à 10 minutes afin de permettre aux bénévoles d’organiser la remise et le paiement des lots achetés.

Après cette pause, les enchérisseurs seront appelés dans la salle par leur numéro. Ils y prendront leurs lots invendus (s’il y a lieu) et leurs achats sur la table avant de passer au responsable pour payer et remettre leur numéro d’enchérisseur.

Les membres ayant vendu des lots seront payés à la réunion suivante de l’Amicale. Précisons que l’APO retient 10 % du prix de vente de chaque lot.